Idioma

¿Debemos Olvidarnos de las Hojas de Cálculo?

25 de junio de 2018

Desde que la ofimática llegó a la gestión empresarial, las hojas de cálculo han sido aliadas no solo para el Departamento de Finanzas, sino para todos aquellos departamentos donde se debe manejar una gestión de planificación y presupuestación financiera, como Marketing, Ventas o Recursos Humanos.

Nadie duda del gran avance que ha supuesto las hojas de cálculo para la gestión empresarial. Sin embargo, ha dejado patente los muchos déficits que presenta para que pueda ser considerada como una “solución perfecta”. A través de diversos estudios, se tiene constancia que cerca de 1 de cada 5 corporaciones ha tenido que soportar pérdidas financieras directas, como consecuencia del uso de malas hojas de cálculo. Además, un tercio de las compañías reconocen haber tomado malas decisiones, en base a los errores de sus hojas de cálculo.

 

¿De dónde provienen los errores de las hojas de cálculo?

Para realizar un control sobre los presupuestos de la compañía, finanzas crea plantillas que distribuye entre los departamentos. El problema surge cuando los usuarios deciden modificarlas para adaptarlas a sus necesidades reales. Cuando las plantillas vuelven a finanzas son un amplio abanico de diversidad. La tarea de su consolidación se convierte en una misión casi imposible y es ahí donde pueden surgir muchos errores.

 

Horas de trabajo perdidas

Una de las mayores ventajas de las hojas de cálculo es, a su vez, su mayor problema. Permiten una fácil personalización por parte de cualquier usuario. Lo que para el usuario pueden ser unos datos y cálculos de fácil interpretación, para finanzas pueden representar enigmas indescifrables.

En el Departamento de Finanzas se reciben anualmente cientos, e incluso miles, hojas de cálculo individuales provenientes de los distintos departamentos, lo que supone jornadas de trabajo completas malgastadas en su interpretación y consolidación.

 

¿Debemos olvidarnos de las hojas de cálculo?

A pesar de las dificultades y desventajas comentadas, la respuesta contundente es NO. El problema, como hemos visto, no está en las hojas de cálculo en sí, sino en el uso que de ellas hacemos. Debemos buscar soluciones que eviten la enorme dificultad y como consecuencia los errores que se comenten, cuando el Departamento de Finanzas recopila, supervisa, consolida y verifica cientos de hojas de cálculo.

 

Hugo Amann, Director General de la empresa tecnológica arin, no comenta: “Por su popularización, las hojas de cálculo es un entorno amigable para los empleados de cualquier departamento. Por este motivo, debemos mantenerlas. Sin embargo, si llevamos la Gestión de Planificación y Presupuestación Financiera empresarial a la nube nos evitaremos errores, las pérdidas económicas directas derivadas de esos errores, y horas de trabajo malgastadas. Una solución como Oracle Planning and Budgeting Cloud es la respuesta para lograr la eficiencia en el uso y gestión de las hojas de cálculo. Según estudio de Oracle, los equipos financieros que utilizaban Oracle Planning and Budgeting Cloud afirmaron que empleaban un 38% menos de tiempo en el proceso de pronóstico, un 23% menos de tiempo recopilando datos y, demás, disponer de un 35% más de tiempo para analizar los datos, que sus colegas que usaban hojas de cálculo desconectadas”.

 

 

Quick on Cloud son soluciones paquetizadas, tecnológicamente avanzadas, basadas en entornos web y Microsoft que simplifica, estandariza y automatiza los procesos empresariales, adaptándose a las necesidades que cada negocio precisa.

Soluciones que dan respuesta a las áreas de Ventas, Marketing, Finanzas y RRHH aumentando las capacidades de la empresa en una implantación y adopción más rápida, con costes ajustados y cerrados. Todo bajo la experiencia de arin y la tecnología e innovación de Oracle.